Portooptimierung

Bereits im Vorfeld sollten Sie einen Blick über die Adressen werfen, um zu prüfen ob sich offensichtliche Tipp- und Schreibfehler eingeschlichen haben oder ob sich unvollständige Daten (fehlende Straße oder Postleitzahl) darin befinden. Auf Wunsch bieten wir Ihnen die Möglichkeit an, die Adressen vorher auf Konsistenz zu prüfen. Hierbei prüft eine Software, ob die Straße und die Hausnummer des Adressaten zur Postleitzahl und diese wiederum zum Ort passt. Ebenfalls können hierbei doppelte Datensätze herausgefiltert werden.

Ein weiterer Weg besteht darin, Ihre Adressen noch mit der kostenpflichtigen Umzugsdatenbank der Deutschen Post abzugleichen. Ebenso bietet sich die Möglichkeit, eine Vorausverfügung an der Sendung anzubringen, um für künftige Mailings eine Bereinigung hinsichtlich nicht zustellbarer Sendungen durchzuführen.

Mehrere Faktoren beeinflussen die Portokosten:
 

Berechnen Sie bereits vor dem Druck der Dokumente das Gewicht der einzelnen Bestandteile! Eine gängige Größe bei Mailings ist das 20-Gramm-Mailing. Bei Regelmaßen (im klassischen DIN Lang-Format) wiegt ein DIN A4-Anschreiben 5 g und eine Briefhülle 5 g. Wenn jetzt noch ein Flyer mit 11 g hinzu kommt, landen Sie bereits in der nächst höheren Portogruppe, welche das Mailing enorm verteuern kann. Der Unterschied von drei auf vier DIN A4 Seiten beträgt immerhin 25% der Portokosten!

Es gibt mehrere Lösungsansätze:

• Ist z.B. eine Information nicht auf einer Rückseite der anderen Seiten möglich?
• Könnte man statt 80g Papier evtl. auch ein leichteres einsetzen?
  Achtung! Bei beidseitigem Druck könnte die Rückseite durchscheinen!
• Achten Sie auf das Gewicht des Umschlages!
• Ist bei der Antwortkarte ein Talon enthalten, der nicht unbedingt benötigt wird?
• Könnte man die Antwortkarte in die Infobroschüre integrieren?
• Denken Sie an das Format der einzelnen Werbemittel - Eine Broschüre in DIN-lang ist 23% leichter als in A5, eine Kompaktbroschüre immerhin noch 6%

Das Format

Ein Klassiker unter den Mailings ist das DIN Lang-Format (235 x 114 mm). Überlegen Sie, ob Ihre Information unbedingt im DIN A5- oder A4-Format versendet werden muss.

Die Menge der zu versendenden Briefe

Die Deutsche Post setzt bei Massenbriefsendungen bestimmte Mengen voraus, um das günstige Infopost- oder Infobrief-Porto nutzen zu können. Hierbei wird auch unterschieden, ob die Sendungen bundesweit oder nur regional versandt werden. Es gibt aber die Möglichkeit fehlende Mengen "imaginär" aufzuzahlen.

Hier finden Sie eine Gesamtübersicht über die Leistungen und Preise der Deutschen Post als PDF-Datei